As reuniões de empresa não têm de ser uma perda de tempo – está nas mãos do líder

Regressados de férias, há certos aspetos no dia a dia da empresa aos quais não apetece voltar… Para muitos, as reuniões estão no topo da lista. Mas não têm de estar. Basta que o líder desempenhe o seu papel. 

Marla Tabaka 



As reuniões são um dos aspetos mais temidos na dinâmica das empresas. É frequente parecerem sem rumo e nada produtivas, e podem acabar com o ânimo dos funcionários num ápice. Mas não tem de ser assim. Os melhores líderes conduzem reuniões eficazes que capacitam os colaboradores para levarem os projetos a bom porto. Como? É só continuar a ler:

Tenha objetivos e um plano
As piores reuniões são as que parecem não ter uma direção definida. Tenha em mente o que quer atingir. De uma forma geral, há quatro tipos de reuniões:
Orientadas para a ação: que resolvem um problema urgente.
Criativas: sessões livres que visam o emergir de novas ideias.
De planeamento a curto prazo: reuniões que envolvem interação na equipa e a elaboração de estratégias.
De planeamento a longo prazo: em que os executivos – e talvez outros responsáveis – definem objetivos e estratégias alargados no tempo.

Não há duas reuniões com as mesmas metas, por isso é fundamental o líder estabelecer um objetivo claro antes de entrar na sala de reuniões – tal vai ajudá-lo a definir a ordem de trabalhos e a decidir quais os colaboradores que devem estar presentes. Também demonstra aos participantes que a reunião é crucial, por oposição a não ter um propósito definido.

Respeite o estabelecido
A gestão do tempo é crucial para a realização de uma reunião eficaz. Crie um cronograma com limite de tempo para cada item no sentido de ajudar os participantes a manterem-se focados. Respeite o tempo dos seus funcionários; se for conhecido por começar e terminar reuniões na hora estabelecida, todos vão fazer um esforço para participar nas mesmas. Não é apenas o seu tempo que é valioso. Ter um estilo eficiente de realizar reuniões vai fazer com que os seus colaboradores se sintam respeitados e valorizados, e pode ajudar a empresa a operar de forma mais eficiente.

Pense bem as hierarquias e funções
Dependendo da cultura da sua organização, as reuniões podem ser mais eficazes se houver uma pessoa com um papel de liderança definido, ou, pelo contrário, os colaboradores podem funcionar melhor num ambiente menos hierarquizado. Quando estiver a planear a reunião pense bem nas pessoas que compõem a sua equipa: lidam bem com instruções precisas ou será que trabalham melhor num ambiente mais espontâneo? Enquanto líder, precisa de compreender as personalidades de quem trabalha consigo, e estruturar as suas reuniões para tirar partido das capacidades do grupo. Aspetos tão simples como onde o líder se senta podem moldar a atmosfera e a eficácia da reunião. Num ambiente tradicional, o líder senta-se à cabeceira da mesa, como convém a alguém no topo da hierarquia; já nas reuniões em que queira colocar os participantes à vontade o líder deverá ficar sentado a meio da mesa.

Esteja preparado – e prepare a sua equipa
Por muito cuidadosamente que planeie a sua reunião, esta não será bem-sucedida se os participantes não forem preparados para a mesma. Antes da reunião distribua o material necessário – metas, relatórios, etc. – e deixe bem claro junto dos visados que espera que a documentação seja vista. Se quer que o ajudem a desenvolver a estratégia ou visão, forneça-lhes informação para que possam começar a formular ideias de forma prévia. E não se esqueça: para que uma reunião seja eficaz é importante que todos – líderes, executivos e funcionários – tenham feito o trabalho de casa. 


08-09-2015


Fonte: Inc.com


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Marla Tabaka  é consultora de empresas de pequena dimensão, entre as quais startups. Com mais de 25 anos de experiência, é apologista da combinação do pensamento estratégico e a criatividade para a otimização do sucesso e a felicidade.

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