Jeremiah Dillon, diretor de marketing de produto na Google Apps for Work, enviou recentemente um e-mail à sua equipa em que colocava um desafio simples em termos de gestão do tempo. A reação que obteve foi tão inesperada e em tal volume que o responsável foi instado a partilhar a mensagem com mais pessoas. Eis o que Jeremiah Dillon escreveu no e-mail original:
Para: ░░░░░░░░░░
Assunto: Se não tens tempo para ler isto… lê duas vezes.
Pára. Respira. Agora, pensa na forma como estás a gerir o teu tempo.
No que me diz respeito, tenho algum espaço para melhorias.
Há quem aponte dois paradigmas/exemplos para a gestão do tempo: o gestor e o criador. O dia do gestor é repartido em intervalos de 30 minutos, em que ele muda o que está a fazer a cada meia hora. É quase como o Tetris – em que se vai encaixando os blocos em redor e preenchendo os espaços. O dia do criador é diferente. Ele precisa de fazer, de criar, de construir. Mas, antes disso, precisa de pensar. A maneira mais eficaz para usar o tempo é em blocos de meio-dia ou um dia inteiro. Pelo que uma única reunião de 30 minutos no meio do “tempo para fazer” pode ser disruptiva.
Todos precisamos de ser criadores.
“Está bem. Boa ideia. Farei isso… mais tarde… Estou atrasado para uma reunião”.
Não. Não é assim que funciona. A única forma de sermos bem-sucedidos é se o fizermos com intenção. Estabeleçam uma intenção de implementação. Precisam de definir com precisão quando e onde vão reservar “tempo para fazer” os vossos projetos. Deixem-me apresentar um estudo sobre este efeito:
- Um grupo de controlo foi convidado a praticar exercício uma vez na semana a seguir: 29% deles exercitaram-se.
- O grupo de teste 1 teve a mesma tarefa, com informação detalhada sobre por que motivo exercitarem-se é importante para a saúde (ou seja, “irá morrer se não o fizer”): 39% deles fizeram exercício.
- Aos membros do grupo de teste 2 foi pedido para se comprometerem a praticar exercício num lugar específico, num dia específico e num momento específico à escolha: 91% deles fizeram-no.
Isto é, comprometam-se a proteger o “tempo para fazer” nas vossas agendas, incluindo a altura e o lugar onde vão estar a fazer, e, idealmente, convém detalhar o que vão estar a fazer. Desta forma, vai acontecer realmente.
“Então, eu posso fazer isto como… aquela última coisa de sexta-feira… depois de todas as minhas reuniões terem terminado?”
Na verdade, não. Muitas das nossas reuniões poderiam ser mais curtas ou incluir menos pessoas, e algumas não precisam sequer de acontecer. Aproveitem estas horas para o “tempo para fazer”. Mas não o adiem para o final do dia de sexta-feira – o tempo que escolhem é crucial. Os nossos níveis de energia seguem a linha de uma onda ao longo da semana: tentem decidir em conformidade. Tentem fazer o seguinte:
Segunda-feira. Os níveis de energia ainda estão influenciados pelo fim de semana – programem tarefas de baixa exigência, como a definição de objetivos, organização e planeamento.
Terça, quarta-feira. Há um pico de energia – resolvam os problemas mais difíceis, escrevam, façam brainstorming, agendem o vosso “tempo para fazer”.
Quinta-feira. A energia começa a declinar – agendem reuniões, sobretudo quando é necessário consenso.
Sexta-feira. É quando o nível de energia está mais baixo – façam o trabalho mais amplo, o planeamento de longo prazo, e a construção de relacionamentos.
Apontem sempre o vosso “tempo para fazer” para de manhã, antes de embaterem no ciclo de fadiga de decisão à tarde. Dediquem o fim da tarde para tarefas mais mecânicas.
O meu novo desafio para vocês é: criem e protejam o vosso “tempo para fazer”. E, antes de “roubarem” o tempo a um colega, tenham em mente se vai ser prejudicial para o “tempo para fazer” dele.
Eu tenho “tempo para fazer” marcado na minha agenda. Por favor, não marquem por cima do mesmo, e eu prometo dar o meu melhor para não agendar por cima do vosso.
O e-mail teve tal impacto nos colegas de Jeremiah Dillon, que alguns fizeram um vídeo para aqueles que apreciam uma boa ajuda visual.
Entretanto, a eficácia e eficiência do líder estão associadas à forma como gere o tempo – que tem impacto não só no seu desempenho como no da organização. O questionário “Identifique as suas principais limitações na gestão do tempo” ajuda a reconhecer os aspetos que deverá corrigir para melhorar o modo como gere a sua agenda.
05-01-2016
Carlos Valleré Oliveira é CEO da Leadership Business Consulting, empresa internacional de consultoria de gestão presente em oito países: África do Sul, Angola, Brasil, Cabo Verde, EUA, Espanha, Moçambique e Portugal. Assina quinzenalmente a rubrica "Ponto de Vista" no Portal da Liderança sobre os temas da liderança-gestão, economia-sociedade e inovação-empreendedorismo. Mais informações aqui.
Os líderes devem escrutinar o mundo à procura de sinais de mudança, e serem capazes de reagir de forma instantânea. Vivemos num mundo que exige cada vez mais aquilo que o psicólogo Howard Gardner apelida de “ inteligência holofote” . Ou seja, a capacidade de ligar os pontos entre pessoas e ideias, onde outros não veem qualquer conexão possível. Hoje é mais importante do que nunca ter uma perspetiva informada, no sentido de antecipar o que vem a seguir e de ter sucesso no futuro emergente.
Já dizia Peter Drucker (o “pai” da gestão moderna) que “a melhor maneira de prever o futuro é criá-lo”. Mas como podem os líderes das empresas movimentar-se num campo de jogo que está permanentemente a mudar de forma?
Os melhores líderes são os melhores alunos
No sentido de encontrarem o seu caminho nas constantes alterações, os líderes não podem contar com mapas estáticos, nem podem esperar gerir a complexidade fixando-se em detalhes.
A reinvenção e relevância no séc. XXI advêm da nossa capacidade de ajustar a maneira de pensar, de aprender, de fazer e de ser. Os líderes devem sentir-se confortáveis a viverem num estado em que estão a “tornar-se” de forma contínua. Os líderes que permanecem no topo das mudanças na sociedade fazem-no por serem recetivos e capazes de aprender. Numa época em que o tempo médio de vida de uma capacidade/competência é de cerca de cinco anos, o líder tem a responsabilidade de renovar a perspetiva a fim de assegurar a relevância da sua organização.
De forma a transitarmos para uma economia criativa em rede, precisamos de líderes que promovam a aprendizagem e que a dominem de forma rápida, relevante e autónoma – não há outra maneira de resolver os perversos problemas que se nos deparam. Se o trabalho é aprender e aprender é o trabalho, então a liderança deve ter tudo a ver com a permissão da aprendizagem. Num estudo recente, 85% dos entrevistados citam a aprendizagem como sendo importante ou muito importante. No entanto, de acordo com a mesma análise, mais empresas do que nunca relatam que não estão preparadas para enfrentar este desafio.
Está em curso uma transformação maciça: das instituições concebidas para a eficiência escalável na direção das instituições destinadas à aprendizagem escalável. A chave é encontrar formas de nos conectarmos e de participar em fluxos de conhecimento que desafiam o nosso modo de pensar e nos permitem descobrir novas maneiras de nos conectarmos, colaborar e fazer um melhor trabalho, mais inteligente e com maior rapidez.
Dominar o conhecimento pessoal
A vantagem competitiva sustentável está dependente de ter pessoas que saibam como construir relacionamentos, procurar informação, escrutinar as observações e partilhar ideias através da utilização inteligente das novas tecnologias. Assim, os líderes devem ter uma estratégia de aprendizagem ao longo da vida, em que assumem o controlo do seu desenvolvimento profissional através de um processo contínuo de procura, de fazer sentido dos inputs que recebem e da partilha.
Procura. Trata-se de encontrar e de se manter atualizado. Num mundo a transbordar de informação, precisamos de filtros inteligentes para descortinar os dados valiosos. Tal exige avaliar e ajustar de forma regular as fontes de informação em que baseamos o nosso pensamento e tomada de decisão. O que importa hoje é estar conectado a uma rede inteligente de pessoas de confiança que podem ajudar-nos a filtrar informação útil, a expor os nossos pontos mortos e a abrir os nossos olhos.
Fazer sentido. É como personalizamos a informação e a usamos. Inclui refletir e colocar em prática o que aprendemos. É um processo com base no pensamento crítico onde, juntos, tecemos os nossos pensamentos, experiências, impressões e sentimentos para que façam sentido. Ao manter um blog ou anotar ideias por escrito, por exemplo, contextualizamos e consolidamos a nossa aprendizagem.
Partilha. Inclui a troca de recursos, de ideias e de experiências com as nossas redes, bem como colaborar com os nossos colegas. A partilha é um processo de contribuição, em que passamos o nosso conhecimento em frente, trabalhamos lado a lado, passamos por iterações e aprendemos de forma coletiva a partir de ideias e reflexões importantes. Construímos respeito e confiança ao sermos relevantes quando partilhamos algo nas nossas redes sociais ou falamos perante um grupo.
Há uma ampla gama de ferramentas digitais neste sentido, que são cruciais, mas o domínio na era digital só é alcançado se o líder souber como estabelecer confiança, respeito e relevância nas redes humanas. Ao procurar, tentar fazer sentido e partilhar, todos numa organização podem tornar-se parte de um organismo de aprendizagem, ouvido em frequências diferentes, perscrutando o horizonte, reconhecendo padrões e tomando melhores decisões com conhecimento de causa e de modo informado.
Para tal, é necessário ter inteligência emocional – a capacidade de usar as emoções para facilitar a razão e raciocinar de modo inteligente acerca das mesmas. Veja em que ponto se encontra a sua, e como a pode trabalhar, no inquérito “Avalie o seu Nível de Inteligência Emocional”.
21-12-2015
Kenneth Mikkelsen, dinamarquês, é um conselheiro em liderança, designer de aprendizagem, orador e escritor. É co-fundador da FutureShifts e está de momento a escrever o livro “The Neo-Generalist”, sobre a forma como os generalistas moldam o nosso mundo.
Harold Jarche, canadiano, é consultor e orador internacional, apoiando profissionais e empresas a adaptarem-se à era em rede. Fornece orientação pragmática sobre liderança conectada, aprendizagem social, o domínio do conhecimento pessoal e a colaboração no local de trabalho.
Há conselhos sobre liderança que parecem óbvios. Alguns até são coisas que aprendemos, por exemplo, no jardim de infância, como saber dizer “por favor” ou “obrigado”. Mas, de vez em quando, deparamos com algumas pérolas de sabedoria reais – e relevantes –, o tipo de orientação que não se encontra numa livraria ou num blog. Foi com base nesta premissa que a revista Inc. reuniu sete das melhores dicas de liderança de 2015.
1. É altura de investir no bem-estar dos seus funcionários
Carey Smith, fundador e CEO da empresa Big Ass Solutions (produtos de ventilação), em Lexington, no Kentucky, EUA, afirma que qualquer empresa terá um ROI duradouro se fizer um grande investimento na saúde dos funcionários. O responsável insta as empresas a fornecerem não só seguros de saúde como também uma clínica no local de trabalho com consultas gratuitas e enfermeira permanente, e ainda um refeitório onde é servida comida saudável.
2. Livre-se da maioria das reuniões
Uma das alegrias de ser fundador de uma empresa é poder formar a sua cultura – e ter a certeza de que não cai nas armadilhas de gestão que têm assolado ao longo de décadas as companhias em crescimento. Stewart Butterfield, cofundador da Flickr e, recentemente, fundador e CEO da Slack, empresa cujo software de comunicação, com o mesmo nome, permite às empresas comunicarem em grupo via chat, diz que vê a plataforma Slack como um antídoto para as culturas de trabalho disfuncionais que são atormentadas por demasiadas reuniões, que muitas vezes levam a lado nenhum. Até porque “há maus hábitos em alguns locais de trabalho que se desenvolvem em torno do controlo da informação – pessoas que a acumulam, ou apenas divulgam pormenores a poucos colegas como forma de preservarem o seu próprio poder”.
3. Trabalhe com o seu cliente ideal em mente
Na corrida pelas receitas, ou para aumentar o número de clientes, pode ser fácil deixar cair ideais ou simplesmente fazer o que precisa de ser feito para fechar uma venda. A empreendedora Maria Haggerty relembra por que vale a pena concentrar a visão no seu cliente ideal, apesar das pressões para agradar a todos. Haggerty aprendeu esta lição ao observar como um CEO seu cliente, de uma marca de moda, reformulou a empresa em torno do cliente final ideal – as mulheres que compram as peças de roupa. Desta forma, o CEO alinhou os trabalhadores em torno de um propósito claro. O que inspirou Maria Haggerty a fazer o mesmo no seu negócio, a Dotcom Distribution, uma empresa de logística de comércio eletrónico. “Nós não podemos esperar ter sucesso a longo prazo se a nossa equipa não proporcionar a experiência de marca que os nossos clientes querem, por sua vez, dar aos clientes deles”, afirma.
4. Se não sabe o seu “porquê”, vai ter problemas
Simon Sinek, guru de liderança e autor do livro “Start with Why”, quando questionado sobre exemplos de empresas que tiveram de mudar o seu “porquê” ou propósito, responde que “não pode mudar o seu porquê”. E adianta que “a única maneira de o mudar é se tiver sido dizimado ou destruído. Por norma, quando as empresas o alteram, é porque tomaram tantas decisões na direção errada que foram forçadas a mudá-lo. Ficou tão distorcido que tiveram de o recuperar. A Gap fê-lo e o Walmart também”.
5. Se não sabe o seu papel como líder, vai ter ainda mais problemas
Michael E. Gerber, cujo recente livro é “The E-Myth Revisited” (best seller com mais de 5 milhões de cópias vendidas), diz que o líder é a pessoa que “define e comunica a missão da organização – um protótipo do que será quando o sonho se tornar realidade, e tem a responsabilidade de fazer isso acontecer”. Gerber, que passou a carreira a estudar e a orientar empresários, tem um talento especial para pegar no complexo processo de construção de empresas e colocar questões como: que realidade criou? É uma realidade que reflete o sonho original, ou que se tornou distorcida? Está aos comandos daquilo que criou, ou a atual realidade é que manda em si?
6. Saiba sempre o que os seus melhores funcionários querem dos postos de trabalho
O autor David Finkel conta a história de um empresário que fica chocado e zangado quando dois funcionários de topo deixam a sua organização num momento crítico, sem ele estar à espera, para ilustrar um ponto cego essencial em muitos líderes: estão tão focados em perseguir o que pretendem que por vezes se esquecem de perguntar aos colaboradores-chave o que é que estes querem/esperam dos seus empregos.
7. Se quer um grande desempenho dos seus colaboradores comece com expectativas claras
Um colunista da Inc. pediu a empreendedores e CEO que partilhassem dicas sobre o que os ajudou a fazerem o seu trabalho. A surpresa vem de um executivo que afirma ter aprendido o que não fazer ao observar Steve Jobs. James Green, empreendedor em série e CEO da empresa de tecnologia Magnetic, diz que “Steve não definia expectativas para mim ou os outros trabalhadores”. E adianta que “vê-lo atuar fez-me reconhecer a importância de ter clareza e ser transparente com a minha equipa, e como é imperativo definir as expectativas e comunicar de modo eficaz com ela”.
29-12-2015
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