Assunto: Se não tem tempo para ler isto… então leia duas vezes

Jeremiah Dillon, diretor de marketing de produto na Google Apps for Work, enviou recentemente um e-mail à sua equipa em que colocava um desafio simples em termos de gestão do tempo. A reação que obteve foi tão inesperada e em tal volume que o responsável foi instado a partilhar a mensagem com mais pessoas. Eis o que Jeremiah Dillon escreveu no e-mail original:

Para: ░░░░░░░░░░

Assunto: Se não tens tempo para ler isto… lê duas vezes.

Pára. Respira. Agora, pensa na forma como estás a gerir o teu tempo.

No que me diz respeito, tenho algum espaço para melhorias.

Há quem aponte dois paradigmas/exemplos para a gestão do tempo: o gestor e o criador. O dia do gestor é repartido em intervalos de 30 minutos, em que ele muda o que está a fazer a cada meia hora. É quase como o Tetris – em que se vai encaixando os blocos em redor e preenchendo os espaços. O dia do criador é diferente. Ele precisa de fazer, de criar, de construir. Mas, antes disso, precisa de pensar. A maneira mais eficaz para usar o tempo é em blocos de meio-dia ou um dia inteiro. Pelo que uma única reunião de 30 minutos no meio do “tempo para fazer” pode ser disruptiva.

Todos precisamos de ser criadores.

“Está bem. Boa ideia. Farei isso… mais tarde… Estou atrasado para uma reunião”.

Não. Não é assim que funciona. A única forma de sermos bem-sucedidos é se o fizermos com intenção. Estabeleçam uma intenção de implementação. Precisam de definir com precisão quando e onde vão reservar “tempo para fazer” os vossos projetos. Deixem-me apresentar um estudo sobre este efeito:

- Um grupo de controlo foi convidado a praticar exercício uma vez na semana a seguir: 29% deles exercitaram-se.

- O grupo de teste 1 teve a mesma tarefa, com informação detalhada sobre por que motivo exercitarem-se é importante para a saúde (ou seja, “irá morrer se não o fizer”): 39% deles fizeram exercício.

- Aos membros do grupo de teste 2 foi pedido para se comprometerem a praticar exercício num lugar específico, num dia específico e num momento específico à escolha: 91% deles fizeram-no.

Isto é, comprometam-se a proteger o “tempo para fazer” nas vossas agendas, incluindo a altura e o lugar onde vão estar a fazer, e, idealmente, convém detalhar o que vão estar a fazer. Desta forma, vai acontecer realmente.

“Então, eu posso fazer isto como… aquela última coisa de sexta-feira… depois de todas as minhas reuniões terem terminado?”

Na verdade, não. Muitas das nossas reuniões poderiam ser mais curtas ou incluir menos pessoas, e algumas não precisam sequer de acontecer. Aproveitem estas horas para o “tempo para fazer”. Mas não o adiem para o final do dia de sexta-feira – o tempo que escolhem é crucial. Os nossos níveis de energia seguem a linha de uma onda ao longo da semana: tentem decidir em conformidade. Tentem fazer o seguinte:

Segunda-feira. Os níveis de energia ainda estão influenciados pelo fim de semana – programem tarefas de baixa exigência, como a definição de objetivos, organização e planeamento.

Terça, quarta-feira. Há um pico de energia – resolvam os problemas mais difíceis, escrevam, façam brainstorming, agendem o vosso “tempo para fazer”.

Quinta-feira. A energia começa a declinar – agendem reuniões, sobretudo quando é necessário consenso.

Sexta-feira. É quando o nível de energia está mais baixo – façam o trabalho mais amplo, o planeamento de longo prazo, e a construção de relacionamentos.

Apontem sempre o vosso “tempo para fazer” para de manhã, antes de embaterem no ciclo de fadiga de decisão à tarde. Dediquem o fim da tarde para tarefas mais mecânicas.

O meu novo desafio para vocês é: criem e protejam o vosso “tempo para fazer”. E, antes de “roubarem” o tempo a um colega, tenham em mente se vai ser prejudicial para o “tempo para fazer” dele.

Eu tenho “tempo para fazer” marcado na minha agenda. Por favor, não marquem por cima do mesmo, e eu prometo dar o meu melhor para não agendar por cima do vosso.

O e-mail teve tal impacto nos colegas de Jeremiah Dillon, que alguns fizeram um vídeo para aqueles que apreciam uma boa ajuda visual. 

Entretanto, a eficácia e eficiência do líder estão associadas à forma como gere o tempo – que tem impacto não só no seu desempenho como no da organização. O questionário “Identifique as suas principais limitações na gestão do tempo” ajuda a reconhecer os aspetos que deverá corrigir para melhorar o modo como gere a sua agenda.

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